Berufsfokus: Verwaltungs-, Büro- und Administrationsberufe im Wandel
Verwaltungs-, Büro- und Administrationsberufe sichern zentrale Abläufe in Privatwirtschaft und öffentlichem Sektor und sind damit grundlegend für das Funktionieren der Schweizer Wirtschaft. Auch wenn die Anzahl Erwerbstätigen im Zeitraum 2010-2024 um fast 7% zurückgegangen ist, waren im Jahr 2024 immer noch 12% aller Erwerbtätigen in diesen Berufen tätig (Tabelle 1, Anhang). Auch ist die Lehre als Kaufmann/Kauffrau EFZ mit grossem Abstand der beliebteste Ausbildungsberuf der Schweiz (Abbildung 5, Anhang).
Die Entwicklung der Anzahl offener Stellen der Verwaltungs-, Büro- und Administrationsberufe im Zeitraum 2015-2025 kann in drei Perioden eingeteilt werden (Abbildung 1). Von 2015 bis 2020 war die Anzahl an Stellenausschreibungen eher rückläufig, stieg dann in den Jahren 2021 und 2022 überproportional zur Gesamtzahl offener Stellen an und sinkt seit 2023 kontinuierlich, im Zeitraum 2023-2025 sogar stärker (durchschnittlich -17.4% per annum, p. a.) als der Gesamtindex (-7.8% p.a.). Angesichts der insgesamt rückläufigen Beschäftigung - auch in den Jahren 2021/2022 - spricht vieles dafür, dass der Ausschreibungsanstieg 2021/2022 vor allem der Besetzung vakanter, bereits bestehender Stellen diente, z. B. nach (Früh-) Pensionierungen oder Jobwechseln.
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Abbildung 1, Hinweis: Die abgebildeten Jahresangaben repräsentieren aggregierte Werte, indem beispielsweise der Indexwert für das Jahr 2025 die Daten aus den ersten drei Quartalen des Jahres 2025 sowie dem letzten Quartal des Jahres 2024 einschliesst. Weitere Informationen dazu finden sich im Abschnitt «Methoden und Daten».
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Im Unterschied zu Verwaltungs-, Büro- und Administrationsberufen, die seit 2023 einen breiten strukturellen Nachfragerückgang zeigen, entwickelt sich der Stellenmarkt in einigen anderen Berufsgruppen zyklisch. Stellenausschreibungen für Berufe im Gastgewerbe und der Hotellerie, geprägt von Nachfrage- und Saisoneffekten, fielen bis 2021, erholten sich 2022-2024 kräftig und wurden 2025 nach unten korrigiert. Im Gross- und Detailhandel stieg die Stellennachfrage bis 2024 und sank 2025, insgesamt noch über Vorkrisenniveau. Der Stellenrückgang in den Maschinen-, Elektro- und Metallberufen, die bis 2023 expandierten, und der Informationstechnologie, die nach starkem Wachstum bis 2022 seit 2023 rückläufig ist, weist auf einen über den Zyklus hinausgehenden Strukturwandel hin, getrieben von schwächerer Aussenwirtschaft sowie Effizienzgewinnen durch Automatisierung und generative Künstliche Intelligenz.
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Abbildung 2, Hinweis: Dargestellt wird die durchschnittliche jährliche Veränderung von 2023 bis 2025 als konstante Jahresrate. Negative Werte bedeuten einen Rückgang, positive einen Zuwachs an Stellen.
Der generelle Rückgang ausgeschriebener Stellen in den Verwaltungs-, Büro- und Administrationsberufen (-17.4% p.a.) in den Jahren 2023-2025 zieht sich durch alle Untergruppen, mit Ausnahme der Fachkräfte für unternehmensbezogene Dienstleistungen (Abrechnungs- & Speditionsdienstleistungen, Konferenz-/Eventplanung, Arbeits- & Personalvermittlung oder Immobilienverwaltung/-makler), die einen Stellenzuwachs verzeichnen (+12.2% p.a.; siehe Abbildung 2). Dabei sind diverse Berufe in diesem Bereich treibende Kraft des Anstiegs, u. a. die Vermittlung von Geschäftskontakten und Dienstleistungen (z. B. Werbeflächen), Vertragsarrangements für Auftritte (Agenten, Vermittler:innen; z. B. Künstler-/Sportagent:innen), Produktionen und Veröffentlichungen (Literatur-/Verlagsagent:innen), den Verkauf von Vermögenswerten in Auktionen (Versteigerungspersonen, Auktionator:innen) sowie die Organisation von Reisen.
Die Besonderheit dieser Untergruppe ist, dass solche Tätigkeiten oft treuhänderisch, vertraglich oder vermittelnd sind und mit spezifischem Fachwissen und Branchenbezug verbunden sind. Einen weniger ausgeprägten Rückgang der ausgeschriebenen Stellen als der Berufsgruppendurchschnitt erleben die Berufe in der öffentlichen Verwaltung (-1.3% p.a.; Steuer- und Sozialverwaltung, Zoll/Pass- und Lizenzstellen sowie Polizeikommissariat/Kriminaldienst), Verkaufsfachkräfte/ Einkäufer:innen/
Handelsmakler:innen (-13.5% p.a.) und Sekretariatsfachkräfte (-17% p.a.). Deutlich stärker unter Druck stehen Berufe in der Buchhaltung/Lohn/Lagerverwaltung (-18.1% p.a.), betriebswirtschaftliche & kaufmännische Fach-/Verwaltungsfachkräfte (-20.5% p.a.), sonstige Büro-/Verwaltungsfachkräfte (-23.6% p.a.; Registratur/Dokumentation, Personalwesen, Bibliotheksassistenz/Kodierung/Korrektorat, Postverteilung), Allgemeine Büro- & Sekretariatskräfte (-24.8% p.a.; allgemeine Bürokräfte, Sekretariat, Schreibkräfte/Datenerfassung) sowie Führungskräfte/Projekt- & Gruppenleitung (-25% p.a.; leitende Verwaltungsbedienstete, Finanz-/HR-Leitung, Unternehmensplanung, Projekt-
/Gruppenleitung). Jedoch sind Bürokräfte mit Kundenkontakt am stärksten vom Stellenrückgang betroffen (-30.6% p.a.; Schalterbedienstete, Callcenter, Rezeption/Empfang, Auskunft oder Reiseverkehr). Insgesamt zeigt sich damit ein breiter Rückgang, während nur das Segment der unternehmensbezogenen Dienstleistungen zulegt und die öffentliche Verwaltung nahezu stabil bleibt.
Diese Veränderungen im Stellenmarkt deuten darauf hin, dass Verwaltungs-, Büro- und Administrationsberufe zunehmend unter Druck geraten. Vor diesem Hintergrund stellt sich die Frage, welche Rolle Automatisierung und Künstliche Intelligenz in diesem Prozess spielen.
Automatisierung und KI verschärfen den Strukturwandel in Büro- und Verwaltungsberufen
Digitalisierung, Automatisierung und zunehmend die Verwendung Künstlicher Intelligenz (KI) verringern vor allem die Nachfrage nach Routine-lastigen, regelbasierten Tätigkeiten. Unter allen Berufsgruppen sind die Verwaltungs-, Büro- und Sekretariatsberufe besonders vom technologischen Wandel bedroht, da sie einen hohen Anteil an kognitiven Routineaufgaben wie Datenerfassung oder standardisierten Abläufen beinhalten, die zunehmend substituiert werden, wie Studien belegen (Autor, Levy & Murnane 2003; Gschwendt, 2022). Gleichzeitig entstehen in eben dieser Berufsgruppe neue Aufgaben (Koordination, Kommunikation, Qualitätskontrolle, Daten/Prozess-Management), so dass Jobs nicht nur verschwinden, sondern sich verändern und neue, komplementäre Aufgaben entstehen (Acemoglu & Restrepo 2019). Mit generativer Künstlicher Intelligenz (KI) geraten auch kognitive Aufgaben, wie Texterstellung, Zusammenfassung oder Auskunftserteilung, die für die Verwaltungs-, Büro- und Sekretariatsberufe von zentraler Bedeutung sind, unter Automatisierungsdruck (Cazzaniga, 2024). Der Einsatz von (generativer) KI kann Arbeitskräfte produktiver machen und so die Nachfrage nach Fachkräften steigern - oder Arbeitskräfte ersetzen und die Nachfrage senken; welcher Effekt überwiegt, ist offen.
Um einen Eindruck zu bekommen, wie generative KI die Nachfrage nach Verwaltungs-, Büro- und Administrationsberufen beeinflusst, visualisiert Abbildung 3 den Zusammenhang zwischen der Anzahl ausgeschriebener Stellen in dieser Berufsgruppe und deren Exponiertheit gegenüber generativer KI. Diese wird vom Global Index of Occupational Exposure der International Labor Organization (ILO) quantifiziert. Er quantifiziert die Exponiertheit von Berufen gegenüber generativer KI und zeigt, wo Automatisierungspotenziale besonders hoch (hoher Indexwert) oder niedrig sind. Zu erwarten wäre, dass Berufsgruppen mit hoher KI-Exponiertheit ein geringeres Stellenwachstum erleben. Da der massenhafte Einsatz generativer KI ein recht junges Phänomen ist, bspw. die Einführung von ChatGPT von OpenAI im November 2022, wird in diesem Bericht nur die Entwicklung der Stelleninserate im Zeitraum 2023-2025 untersucht.
Die horizontale Achse von Abbildung 3 bildet die generative KI-Exponiertheit der Verwaltungs-, Büro- und Administrationsberufe ab, die vertikale Achse die durchschnittliche jährliche Veränderung des Job- Index im Zeitraum 2023-2025. Die Berufsgruppen der Allgemeinen Büro- /Sekretariatskräfte, Sonstigen Büro- /Verwaltungsfachkräfte, Bürokräfte mit Kundenkontakt, Sekretariatsfachkräfte, Bürokräfte Buchhaltung, Lohn, Lagerverwaltung, Betriebswirt. /kaufm. Fach- & Verwaltungsfachkräfte, weisen eine überdurchschnittliche bis hohe Exponiertheit gegenüber generativer KI auf und zeigen gleichzeitig eine rückläufige Entwicklung bei den Stellenausschreibungen. Sie gehören damit zu den am stärksten durch generative KI gefährdeten Berufsgruppen.
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Abbildung 3, Hinweis: Die gestrichelte vertikale Linie der Abbildung markiert die Durchschnittsexponiertheit gegenüber generativer KI über alle dargestellten Berufsgruppen hinweg. Punkte links/rechts vom Strich = unterdurchschnittlich/überdurchschnittlich KI-exponierte Berufe. Die Grösse der Kreise deutet auf die Wichtigkeit der Berufsgruppe (Anzahl Observationen) hin. μ ≥ 0.6 – hohe durchschnittliche Exponiertheit (viele Aufgaben mit hohem Automatisierungspotenzial); 0.5 ≤ μ < 0.6 – überdurchschnittliche Exponiertheit; 0.4 ≤ μ < 0.5 – mittlere Exponiertheit; μ < 0.4 – niedrige durchschnittliche Exponiertheit.
Verkaufsfachkräfte, Einkauf/Handelskaufleute sowie Fachkräfte in der öffentlichen Verwaltung liegen im mittleren Bereich der KI-Exponierung, verzeichnen jedoch ebenfalls eine rückläufige Anzahl Stellenausschreibungen im Zeitraum 2023-2025. Hier besteht zwar weniger technologischer Druck, dennoch ist die Nachfrage stagnierend. Auffällig ist die Position von Führungskräften, Projekt-/ Gruppenleitung: Trotz niedriger KI-Exponiertheit ist auch bei ihnen die Anzahl ausgeschriebener Stellen rückläufig. Dies deutet darauf hin, dass nicht allein technologische Faktoren, sondern auch organisatorische und konjunkturelle Entwicklungen eine Rolle spielen. Eine Ausnahme bilden die Fachkräfte für unternehmensbezogene Dienstleistungen (Abrechnungs- & Speditionsdienstleistungen, Konferenz-/Eventplanung, Arbeits- & Personalvermittlung oder Immobilienverwaltung/-makler:innen). Sie sind nur moderat der KI exponiert, verzeichnen aber einen deutlichen Zuwachs an Stelleninseraten. Dieses Berufsfeld scheint von digitalen und organisatorischen Veränderungen durch KI eher zu profitieren als bedroht zu sein.
Studien zeigen, dass höher qualifizierte Tätigkeiten schwieriger zu automatisieren sind und langfristig eher von technologischen Umbrüchen profitieren (Autor, Levy & Murnane 2003; Lane, Williams & Broecke, 2023). Mit dem Einsatz generativer KI stehen zusehends aber auch hochqualifizierte Jobs unter Automatisierungsdruck (Cazzaniga, 2024). Deshalb richtet Abbildung 4 den Blick auf den Anteil der Stellenausschreibungen, die eine tertiäre Ausbildung verlangen als Proxy für höher qualifizierte Tätigkeiten (horizontale Achse), und setzt diesen in Beziehung zur durchschnittlichen jährlichen Veränderung der Anzahl offener Stellen im Zeitraum 2023-2025 (vertikale Achse). So wird sichtbar, welche Berufsgruppen stärker auf tertiär qualifizierte Arbeitskräfte angewiesen sind und wie sich das Stellenangebot für diese Berufsgruppen entwickelt, vor allem angesichts der seit 2022 vermehrt genutzten generativen KI.
Besonders auffällig sind die Fachkräfte für unternehmensbezogene Dienstleistungen, die bei mittlerem Tertiäranteil einen deutlichen Zuwachs an Stellenausschreibungen verzeichnen und damit eine Ausnahme vom allgemein rückläufigen Trend bilden. Demgegenüber weisen Berufsgruppen mit einem überdurchschnittlichen Tertiäranteil, wie Führungskräfte, Projekt- & Gruppenleiter: innen sowie Betriebswirt./ kaufm. Fach- /Verwaltungsfachkräfte einen markanten Rückgang der ausgeschriebenen Stellen. Dies gilt auch für Berufsgruppen mit unterdurchschnittlichen Tertiäranteil wie Allgemeine Büro- & Sekretariatskräfte, Bürokräfte mit Kundenkontakt, Sonstige Büro- & Verwaltungsfachkräfte. Einzig Fachkräfte in der öffentlichen Verwaltung sind kaum von Stellenrückgang betroffen. Insgesamt zeigt sich also, dass Berufe mit höheren Qualifikationsanforderungen, wie Führungskräfte, Projekt- & Gruppenleitung, nicht vor einer rückläufigen Nachfrage der Stellenausschreibungen verschont bleiben. ebenso wie Berufe mit grundlegenden Qualifikationsanforderungen.
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Abbildung 4, Hinweis: Die gestrichelte vertikale Linie gibt den Durchschnitt des Anteils an Stellen an, die eine Tertiärausbildung verlangen (Tertiäranteil) aller dargestellten Berufsgruppen an - also den mittleren Anteil an Stellen, die eine tertiäre Ausbildung (z. B. Fachhochschule, Universität) voraussetzen. Punkte links/rechts von der Linie = Berufe mit unterdurchschnittlichem/ überdurchschnittlichen Tertiäranteil in Stellenanzeige.
Fazit
Die Ergebnisse sprechen für einen strukturellen Nachfragerückgang in Verwaltungs-, Büro- und Administrationsberufen seit 2023, besonders bei Berufen mit hohem Anteil an routine- und regelbasierten Tätigkeiten mit hoher Exponierung gegenüber generativer KI. Auffällig ist der Gegenbefund bei den Berufen der unternehmensbezogenen Dienstleistungen (z. B. Vermittlung/Organisation/Immobilien): Trotz nur moderater Exponierung wachsen die Stellenausschreibungen 2023-2025 deutlich, was auf komplementäre Effekte (Koordination, Schnittstellenarbeit, projektnahe Services) hindeutet. Die Besonderheit dieser Untergruppe liegt darin, dass sie treuhänderische, vertragliche oder vermittelnde Tätigkeiten umfasst, die spezifisches Fachwissen, Verhandlungsgeschick, Branchenkontakte sowie Erfahrung in Vertragswesen, Marketing und Rechtehandel erfordern; Tätigkeiten, die nicht einfach durch generative KI zu ersetzen sind. Stellen für Führungskräfte, Projekt- & Gruppenleiter:innen sind ebenfalls rückläufig, jedoch bei niedriger KI- Exponierung. Hier sprechen organisatorische Straffungen, konjunkturelle Eintrübungen und Effizienzgewinne eher für nicht-technologische Treiber.
Ein hoher Tertiäranteil, als Proxy für Berufe mit höheren Qualifikationsanforderungen, schützt nicht automatisch vor Nachfragerückgängen, wie das Beispiel der Führungskräfte, Projekt- & Gruppenleiter:innen zeigt. Dennoch verzeichnen viele Berufsgruppen mit hoher KI-Exponiertheit und niedrigem Tertiäranteil als Proxy für Berufe mit grundlegenden Qualifikationsanforderungen starke Rückgänge bei den Stellenausschreibungen.
Die Ergebnisse legen somit nahe, dass Unternehmen Routinetätigkeiten zunehmend durch digitale Lösungen wie Workflow-Tools oder generative KI abfedern könnten, wie etwa automatisches Einlesen von Rechnungsdaten. Gleichzeitig bleibt menschliche Arbeit verstärkt in Bereichen wie Ausnahmebehandlung, Koordination und Qualitätssicherung gefragt. Ebenso zeichnet sich ein wachsender Bedarf an Weiterbildungs- und Umschulungsangeboten ab, insbesondere in Daten- und Prozesskompetenzen, KI-gestützter Text- und Dokumentenarbeit sowie Compliance und Datenschutz.
Methodisch ist zu betonen, dass der Beobachtungszeitraum 2023–2025 in eine frühe Adoptionsphase generativer KI fällt. Um eindeutige und robuste strukturelle Änderungen festzustellen, bräuchte es einen längeren Zeithorizont. Dennoch sind die Befunde dieser Studie konsistent mit technologisch getriebenem Strukturwandel, erlauben jedoch keine kausalen Zuschreibungen.
«Die deskriptive Evidenz dieses Berichtes zeigt Tendenzen, dass KI-exponierte, routinelastige Verwaltungs-, Büro- und Administrationsberufen weniger Stellenausschreibungen aufweisen. Zugleich deutet vieles darauf hin, dass generative KI den Faktor Arbeit eher ergänzt und Arbeitsinhalte umgestaltet als diese komplett zu ersetzen, wodurch neue Kompetenzanforderungen und Herausforderungen in Bezug auf Ungleichheit, Umschulung und Arbeitsplatzqualität entstehen.»
Johanna Bolli-Kemper, Stellenmarkt-Monitor Schweiz
Methoden und Daten
Den hier präsentierten Entwicklungen für die Verwaltungs-, Büro- und Sekretariatsberufe liegen die Adecco Group Job Index Daten für den Zeitraum vom 4. Quartal 2015 bis zum 3. Quartal 2025 zugrunde. Diese Quartalsdaten umfassen sowohl Börsendaten aus den 11 grössten Schweizer Stellenbörsen als auch Firmendaten von etwa 1500 Unternehmenswebseiten, welche eine für die Schweiz repräsentative nach Branche und Unternehmensgrösse geschichtete Stichprobe darstellen. Bis zum 1. Quartal 2018 wurden auch die Presseinserate erhoben.
Die Indexwerte wurden zur Sicherstellung genügender Fallzahlen auf Basis von Jahresdaten berechnet, d.h., sie umfassen jeweils vier zusammengefasste Quartale. Um Publikationszeitpunkt und Aktualitätswunsch gerecht zu werden, wurde dazu jeweils das 4. Quartal des Vorjahres mit den ersten drei Quartalen des aktuellen Jahres kombiniert und zu einem Jahreswert zusammengefasst, d.h. der Indexwert für das Jahr 2025 umfasst beispielsweise die ersten drei Quartale des Jahres 2025 und das letzte Quartal des Jahres 2024.
Der Global Index of Occupational Exposure der International Labor Organization (ILO) zerlegt Berufe in Aufgaben und bewertet deren Automatisierbarkeit durch generative KI, gestützt auf Befragungen und Expertenurteile. Mithilfe von KI-Modellen werden diese Bewertungen auf zehntausende Tätigkeiten übertragen und mit internationalen Arbeitsmarktdaten kombiniert. Der Index quantifiziert die Exponiertheit von Berufen gegenüber generativer KI und zeigt, wo Automatisierungspotenziale besonders hoch (hoher Indexwert) oder niedrig sind.
Literatur
Acemoglu, D., & Restrepo, P. (2019). Automation and new tasks: How technology displaces and reinstates labor. Journal of economic perspectives, 33(2), 3-30.
Autor, D. H., Levy, F., & Murnane, R. J. (2003). The skill content of recent technological change: An empirical exploration. The Quarterly journal of economics, 118(4), 1279-1333.
Cazzaniga, M., Jaumotte, M. F., Li, L., Melina, M. G., Panton, A. J., Pizzinelli, C., & Tavares, M. M. M. (2024).
Gen-AI: Artificial intelligence and the future of work. International Monetary Fund.
Gschwendt, C. (2022). Routine job dynamics in the Swiss labor market. Swiss Journal of Economics and Statistics, 158(1), 24.
Lane, M., M. Williams and S. Broecke (2023), "The impact of AI on the workplace: Main findings from the OECD AI surveys of employers and workers", https://doi.org/10.1787/ea0a0fe1-en.
Weitere Quellen
